2008年11月19日

線上文件共用

過去我們都是透過e-mail來發送試算表或是文件,但是一來一往之間不僅麻煩,而且桌面上可能塞了一堆excel檔案,結果其實都是同一份,因為東改西改衍生出好幾個版本!如果這個檔案需要靠多人(例如跨部門)來維護的話,那頭殼小真是抱著燒...。如果更悲慘的是部門還分散在各縣市,甚至各國,那....。

所以Microsoft推出了免費的『Office Live Workspace
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這個功能可以將我們的文件放在Internet上供大家使用,達到多人共同維護一份文件。誰在甚麼時候編輯哪份資料不僅一清二楚,還可以透過e-mail告知我們。

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『Office Live Workspace』並不提供線上編輯,而是選擇與我們電腦裡已經安裝好的Microsoft Office互相結合(當然啦,不然大家都用線上的就好啦,那Office賣給飄飄喔?)。

甚麼時候會需要文件共用?其實很多!
例如要舉行家族旅遊、同學聚會等等,只要放上一份Word,然後大家集思廣益建議行程、想菜單...。
例如公司的業務在外面接case,想知道目前庫存只要連上網路看一下excel圖表就知道,如果接了單直接在表格上修改庫存數量,下個要接單的業務所看到的就是最新資料。用途太廣了,請自行發揮創造力...。

剛剛介紹的『Office Live Workspace』主要運作其實都得靠本機上的Office完成,所以呢,還是得買它的軟體。

這個就不一樣了,來!『Google文件(Google Docs)』!Google發狠了,老老實實的整套Office搬上網路供你免費使用!
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打從Google推出這個service之後,我的電腦就沒再灌過office了...。

直接在網路上編輯Office文件,這個強!更強的是它還能讓你的文件轉換成PDF的檔案!
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『Google文件』不僅免費,而且免安裝,最重要的是它“跨平台”。不論是用Windows、Mac、PDA、eeepc甚至手機,只要能夠連上internet開網頁,就可以看、可以編輯,帥吧!

有一個功能讓我覺得很貼心...
話說唐先生正在歐洲出差,而遠在台灣的唐太太急著編列明年度的收支預算,所以要求唐先生直接上『Google文件』看一下,如果沒問題就定案。也不知道唐先生故意還是手拙,在“單車升級費用”的金額多加了一個零,結果唐太太馬上就知道了....。
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因為當唐先生神不知鬼不覺修改唐太太事先指定的儲存格的時候,『Google文件』馬上發了一封mail告知唐太太...。

不論是『Google文件(Google Docs)』還是『Office Live Workspace』,都只適合家庭或是中小型企業用。而大型企業可能就要尋求類似Microsoft SharePoint service做解決方案,才能達到帳戶管理及安全性上的要求。