線上文件共用

過去我們都是透過e-mail來發送試算表或是文件，但是一來一往之間不僅麻煩，而且桌面上可能塞了一堆excel檔案，結果其實都是同一份，因為東改西改衍生出好幾個版本！如果這個檔案需要靠多人(例如跨部門)來維護的話，那頭殼小真是抱著燒...。如果更悲慘的是部門還分散在各縣市，甚至各國，那....。

所以Microsoft推出了免費的『Office Live Workspace』

這個功能可以將我們的文件放在Internet上供大家使用，達到多人共同維護一份文件。誰在甚麼時候編輯哪份資料不僅一清二楚，還可以透過e-mail告知我們。


『Office Live Workspace』並不提供線上編輯，而是選擇與我們電腦裡已經安裝好的Microsoft Office互相結合(當然啦，不然大家都用線上的就好啦，那Office賣給飄飄喔？)。

甚麼時候會需要文件共用？其實很多！
例如要舉行家族旅遊、同學聚會等等，只要放上一份Word，然後大家集思廣益建議行程、想菜單...。
例如公司的業務在外面接case，想知道目前庫存只要連上網路看一下excel圖表就知道，如果接了單直接在表格上修改庫存數量，下個要接單的業務所看到的就是最新資料。用途太廣了，請自行發揮創造力...。

剛剛介紹的『Office Live Workspace』主要運作其實都得靠本機上的Office完成，所以呢，還是得買它的軟體。

這個就不一樣了，來！『Google文件(Google Docs)』！Google發狠了，老老實實的整套Office搬上網路供你免費使用！

打從Google推出這個service之後，我的電腦就沒再灌過office了...。

直接在網路上編輯Office文件，這個強！更強的是它還能讓你的文件轉換成PDF的檔案！

『Google文件』不僅免費，而且免安裝，最重要的是它“跨平台”。不論是用Windows、Mac、PDA、eeepc甚至手機，只要能夠連上internet開網頁，就可以看、可以編輯，帥吧！

有一個功能讓我覺得很貼心...
話說唐先生正在歐洲出差，而遠在台灣的唐太太急著編列明年度的收支預算，所以要求唐先生直接上『Google文件』看一下，如果沒問題就定案。也不知道唐先生故意還是手拙，在“單車升級費用”的金額多加了一個零，結果唐太太馬上就知道了....。

因為當唐先生神不知鬼不覺修改唐太太事先指定的儲存格的時候，『Google文件』馬上發了一封mail告知唐太太...。

不論是『Google文件(Google Docs)』還是『Office Live Workspace』，都只適合家庭或是中小型企業用。而大型企業可能就要尋求類似Microsoft SharePoint service做解決方案，才能達到帳戶管理及安全性上的要求。